Mevzuat Rehberi
Arabuluculuk dosyası; ad soyad, T.C. kimlik numarası, adres, telefon, e-posta ve çoğu zaman ücret, sağlık ya da aile bilgisi gibi hassas bilgiler içerir. Bu veriler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındadır. Arabulucu, süreçte işlediği kişisel veriler bakımından genellikle veri sorumlusu konumundadır ve bu nedenle taraflara karşı aydınlatma yükümlülüğü taşır.
Aydınlatma yükümlülüğü nedir?
KVKK'nın 10. maddesine göre veri sorumlusu, kişisel verileri elde ederken ilgili kişiyi bilgilendirmek zorundadır. Bu bilgilendirme, kişinin onayına bağlı değildir; yalnızca bilgi verme yükümlülüğüdür. Açık rıza ise ayrı bir kavramdır ve her işleme faaliyeti için gerekli değildir.
Aydınlatma metninde neler yer almalı?
KVKK m.10 uyarınca en az şu bilgiler verilmelidir:
- Veri sorumlusunun (ve varsa temsilcisinin) kimliği,
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- İşlenen verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
- Verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi,
- İlgili kişinin KVKK m.11'de sayılan hakları.
Ayrıntılı usul, Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ'de düzenlenmiştir. Metin anlaşılır olmalı, eksik veya yanıltıcı bilgi içermemelidir.
Arabuluculukta pratik sorular
Ne zaman bilgilendirmeliyim? Veriler elde edilirken, yani en geç tarafla ilk temas kurulduğunda. Davet aşaması bunun için doğal bir andır.
Her tarafa ayrı metin mi gerekir? Başvurucu, karşı taraf ve vekiller için aynı metin kullanılabilir; önemli olan her ilgili kişinin metne ulaşabilmesidir.
Bilgilendirdiğimi nasıl ispat ederim? Aydınlatmanın yapıldığını ispat yükü veri sorumlusundadır. Gönderim tarihini ve kanalını kayıt altına almak, olası bir şikâyette en güçlü dayanağınız olur.
Dosya kapandıktan sonra veriler ne olacak? Veriler, işleme amacı ve mevzuattaki saklama süreleri sona erdiğinde silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir. Saklama sürenizi önceden belirleyip aydınlatma metninde belirtmeniz önerilir.
Kontrol listesi
- Aydınlatma metniniz KVKK m.10'daki beş unsuru içeriyor mu?
- Metni her tarafa, ilk temas aşamasında ulaştırıyor musunuz?
- Gönderim tarih ve kanalını kayıt altına alıyor musunuz?
- Dosyalar için bir saklama süresi belirlediniz mi?
- Süresi dolan kapalı dosyaları düzenli olarak gözden geçiriyor musunuz?
KolayTutanak ile
KolayTutanak'ta dosya bilgilerinden tarafa özel aydınlatma metni hazırlanır, taraflara e-postayla gönderilir ve gönderim tarihi dosyada saklanır. Saklama süresi dolan kapalı dosyalar listelenir ve anonimleştirilebilir. Ücretsiz üye olarak deneyebilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kendi durumunuz için güncel mevzuatı ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu kararlarını esas alınız.
