Uzaktan yapılan arabuluculuk toplantıları; farklı şehirdeki taraflar, yoğun vekiller ve hızlı sonuç isteyen dosyalar için büyük kolaylık sağlar. Ancak iyi hazırlanmamış bir görüntülü görüşme, bağlantı sorunları ve gizlilik riskleri nedeniyle süreci zora sokabilir. Aşağıdaki kontrol listesi, uzaktan toplantıyı yüz yüze toplantı kadar düzenli yürütmenize yardımcı olur.
Toplantıdan önce
- Davet ve bağlantı: Toplantı tarihini, saatini ve katılım bağlantısını taraflara ve vekillere yazılı olarak iletin. Bağlantının yalnızca davetlilere gönderildiğinden emin olun.
- Hatırlatma: Toplantıdan bir gün önce ve kısa süre önce hatırlatma göndermek katılımı belirgin şekilde artırır.
- Teknik deneme: Taraflardan kamera, mikrofon ve internet bağlantısını önceden denemelerini isteyin. Telefonla katılacaklar için uygulama gerekip gerekmediğini belirtin.
- Kimlik doğrulama: Toplantı başında kimlik kontrolünü nasıl yapacağınızı önceden planlayın ve taraflara bildirin.
- Belgeler: Görüşülecek belgeleri toplantıdan önce paylaşın; ekran paylaşımına güvenmek yerine taraflar belgeyi önceden incelemiş olsun.
Toplantı sırasında
- Açılış: Sürecin ilkelerini, özellikle gizliliği (6325 sayılı Kanun m.4) hatırlatın. Tarafların bulundukları ortamda üçüncü kişi olup olmadığını sorun.
- Kayıt: Toplantıyı kaydedecekseniz bunu taraflara açıkça bildirin ve onaylarını alın. Kaydın amacını, saklanma süresini ve kimlerin erişebileceğini belirtin.
- Ayrı görüşmeler: Taraflarla ayrı görüşme yapacaksanız diğer tarafın bu görüşmeyi duyamayacağından emin olun.
- Bağlantı kopması: Bağlantısı kopan taraf için nasıl devam edeceğinizi baştan söyleyin (bekleme süresi, telefonla katılım vb.).
- Not alma: Toplantı süresini, katılanları ve varılan noktaları anlık not edin; son tutanak bu notlar üzerinden kolayca hazırlanır.
Toplantıdan sonra
- Son tutanak: Tutanağı mevzuattaki usule uygun şekilde hazırlayıp imza sürecini başlatın.
- Süre: Görüşme süresi Birinci Kısım ücret hesabında esas alındığından, toplam süreyi kayıt altına alın.
- Veriler: Kayıt ve belgeleri, aydınlatma metninizde belirttiğiniz süre boyunca güvenli biçimde saklayın; süre dolunca silin.
Neden kendi sunucusunda çalışan bir görüşme aracı?
Yaygın görüntülü görüşme hizmetlerinin çoğu yurt dışındaki sunucular üzerinden çalışır. Arabuluculuk gibi gizliliğin esas olduğu bir süreçte, görüşmenin nereden geçtiğini bilmek önemlidir.
KolayTutanak'ta görüntülü görüşme Türkiye'deki kendi sunucumuzda çalışır. Taraflar ve vekiller kendi portallarından tek bağlantıyla toplantıya katılır, hatırlatmalar kendiliğinden gönderilir. Toplantı ses kaydı ve süresi dosyaya işlenir. Ücretsiz üye olarak deneyebilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; uzaktan toplantıya ilişkin güncel mevzuat ve Daire Başkanlığı duyurularını esas alınız.
